Provincie Gelderland Informatiebehoefte Vaststellen

Aanleiding

Binnen de Provincie Gelderland wordt de systematiek van disciplinair assetmanagement toegepast. Om de assets optimaal te kunnen beheren dienen gegevens omtrent de assets centraal, efficiënt in een specifiek daartoe ingerichte gegevensbeheerorganisatie ingewonnen, opgeslagen en beheerd te worden. 

Om dit te realiseren, is binnen de afdelingen Uitvoer en Beheer van de Provincie een traject gestart om te kijken welke gegevens met hiervoor nodig heeft, en hoe deze opgeslagen moeten worden. Het introduceren van een centraal informatie managementsysteem behoort hierbij tot een van de middelen. Het doel is het door het optimaliseren en professionaliseren van de gegevensbeheerorganisatie de beheer- en onderhoudstaken van de Provincie kosteneffectief en kwalitatief maximaal uit te kunnen voeren.

Het project en onze rol

De Provincie Gelderland heeft Flexprof Projects opdracht verstrekt om de informatiebehoefte van de afdeling Beheer vast te stellen en om een inventarisatie te maken van de te beheren objecten op het gehele areaal. Daarbij heeft de Provincie ons gevraagd om een informatieleveringspecificatie op te zetten welke bij vaste onderhoudsbestekken kan worden meegegeven.

Door middel van het inzetten van een wetenschappelijk onderbouwde, kwalitatieve onderzoeksmethodes in de vorm van contractanalyse, gegevensverzameling door ‘semigestructureerde’ interviews en discursieve analyse is de huidige situatie van de gegevensbeheerorganisatie in kaart gebracht en de informatiebehoefte per discipline vastgesteld.

In samenwerking met de Provincie, heeft Flexprof projects vervolgens een decompositie oftewel objectenboom conform de Provincie OTL opgezet, en daar ed informatiebehoefte aan gekoppeld. Om ervoor te zorgen dat deze informatie in het juiste format en op de juiste manier wordt geleverd, is vervolgens ook een ILS (informatie leverings specificatie) opgesteld, welke als bijlage meegegeven aan de Opdrachtnemer wordt bij onderhoudsbestekken.

Daarbij heeft Flexprof Projects op basis van de resultaten en conclusies concrete adviezen gegeven over de positionering van de gegevensbeheerorganisatie en de wijze waarop dit dient te gebeuren.

Het resultaat

Een generiek ILS waarmee de Provincie voldoet aan wet- en regelgeving, en kan voldoen aan al haar beheer en onderhoudstaken. Deze ILS kan per project specifiek worden gemaakt.

Een objectieve organisatieschets waarbij knelpunten en sterke kanten worden aangegeven, zodat de Provincie hier op in kan springen. 

Een decompositieboom die omgebouwd kan worden naar een projectspecifieke Oplever- en Overdrachtstool. 

Een aantal praktische adviezen waarmee de Provincie gelijk aan de slag kan om haar gegevensbeheerorganisatie nog beter te professionaliseren.